Misurare l’efficienza dei processi per migliorare le performance del magazzino

12 Febbraio 2019

W.E. Deming diceva “senza numeri sei solo una persona con un’altra opinione”. Misurare, misurare e misurare…solo così è possibile definire quanto la logistica della nostra azienda sia realmente efficiente, ma soprattutto solo così è possibile identificare le aree di inefficienza su cui lavorare per ottimizzare i processi.

Logistica e magazzino si collocano all’interno di dinamiche di mercato sempre più stressanti. La proliferazione delle referenze che le aziende sono costrette a gestire, le personalizzazioni del packing e del servizio, i tempi di consegna “oggi per oggi” sono solo alcune delle tematiche con le quali i logistici si trovano a dover convivere quotidianamente.
In questo contesto, alquanto complicato, gli imprenditori chiedono ai propri manager di efficientare e migliorare i processi al fine di ottimizzare i costi di gestione. Sono assai frequenti affermazioni o domande come: “…l’incidenza del costo della logistica è alto…”, “…dobbiamo per forza avere così tante persone in magazzino?”.
È bene quindi, per noi logistici, avere a disposizione strumenti e metodi per misurare e monitorare l’efficienza dei processi di logistica interna e per poter quindi individuare - tempestivamente - delle azioni concrete e mirate da “mettere in campo” per ottimizzare al meglio l’impiego delle risorse.

Vi illustriamo due metodologie che riteniamo tra le più efficaci.

 

IL “WORKLOAD MAPPING METHOD” PER IL MONITORAGGIO DELLE PERFORMANCE OPERATIVE

Uno degli strumenti che supporta il monitoraggio delle performance dei processi di logistica interna è il Wokload Mapping Method (WMM). Quando si parla di processi e di efficienza è sempre bene partire da due capisaldi: la mappatura e il tempo standard.
Affermare infatti di aver impiegato 400 ore uomo per scaricare i mezzi dei fornitori arrivati presso il plant produttivo nel primo trimestre non ha nessuna valenza in termini di misurazione. La vera domanda che bisogna porsi è “quante ore uomo era lecito prevedere per scaricare i mezzi ricevuti nel primo trimestre?
L’obiettivo del WMM è infatti quello di mappare con chiarezza i processi e le attività del magazzino, ma soprattutto definire dei tempi standard di riferimento rispetto a quali confrontare i “tempi a consuntivo” e determinare così l’efficienza operativa.

 

L’attivazione del WMM prevede quattro step di implementazione:

  • Il primo step consiste in una mappatura multilivello dei processi operativi del nostro magazzino (processo, macro attività e attività).
  • Il secondo step definisce, per singola macro-attività/attività, i tempi standard unitari. Esistono differenti metodologie per determinare il tempo standard. Generalmente si percorrono due strade: la prima, più precisa, consiste nel rilevare puntualmente “sul campo” il tempo unitario di riferimento per singola attività; la seconda, più rapida, prevede una definizione empirica del tempo unitario di riferimento.
  • Il terzo step è quello del calcolo dell’efficienza, inteso come rapporto tra ore uomo standard per svolgere le attività mappate nel processo e le ore uomo consuntivate sul processo stesso.
  • Il quarto e ultimo step consiste nell’analisi dei KPI ottenuti e nell’identificazione delle potenziali aree di miglioramento.

È opportuno inoltre tenere presente che il WMM:

  • non prevede la misurazione delle performance del singolo operatore, bensì pone il focus sui processi e permette di individuare rapidamente le aree di inefficienza (o perdite);
  • può essere utilizzato anche come strumento “predittivo” consentendo di effettuare simulazioni sul carico di lavoro atteso in funzione di quelli che sono i volumi attesi in un determinato periodo (ad esempio in fase di redazione del budget).

 

LA “HEAT MAP” PER OTTIMIZZARE IL DIMENSIONAMENTO DELL’AREA DI PICKING

Uno degli strumenti che invece viene utilizzato per avviare attività di miglioramento in magazzino è la Heat Map (HM).
Spesso le analisi fatte con il WMM evidenziano come il picking sia uno dei processi maggiormente time consuming e come, potenzialmente, offra importanti opportunità di miglioramento. La HM supporta la progettazione dell’area di picking. L’obiettivo è rendere il più coerente possibile la struttura della griglia di prelievo con gli indici di rotazione degli articoli immagazzinati al fine di minimizzare il più possibile le percorrenze dei prelevatori.
Spesso gli articoli in un magazzino sono posizionati secondo regole storiche (“gli abbiamo sempre stoccati così”), per omogeneità di prodotti, stesso fornitore, … Questo genera, con il passare del tempo, una disomogeneità all’interno dell’area di picking e ci si ritrova ad avere le referenze a bassa rotazione posizionate in ubicazioni “preziose” (ad esempio quelle vicino all’ingresso della griglia) e al contrario, articoli high runners (che dobbiamo spesso movimentare), ubicati in locazioni scomode o lontane.

La HM consente di prendere coscienza della situazione attuale e di ridisegnare la griglia, prevedendo un posizionamento più prossimo delle referenze ad alta rotazione e passando quindi ad una situazione ottimizzata.

La riprogettazione efficiente di una griglia di prelievo può ridurre anche del 20%-30% il numero dei chilometri annui percorsi dai pickeristi, ottenendo così un notevole beneficio in termini di tempo medio di allestimento ordini e, di conseguenza, in termini di produttività.

Giulio Epis,
Consulente e Paner di Emme-Effe SA

 

LA CONVENZIONE

Emme-Effe SA - società specializzata nella gestione d'impresa - offre agli associati AlTI, FIT e ATIO consulenze organizzative e Temporary Management nei seguenti settori:

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